Úvodem si připomeňme, že v první fázi mediace se IP mediátor stranám nejprve představí, vysvětlí jim proces IP mediace a roli, kterou v rámci mediace zastává. V rámci této fáze se IP mediátor také domluví se stranami na základních pravidlech, která budou strany při mediaci dodržovat. Cílem této první fáze je vytvořit pocit vzájemné důvěry, nastolit pozitivní ovzduší pro mediaci a dohodnout základní pracovní a společenská pravidla, za kterých bude IP mediace probíhat. Proto je důležitou součástí této první fáze také projednání pravidel mediačního jednání.
Základním pravidlem mediace je dohoda o tom, jak se strany budou vzájemně oslovovat. Je totiž vhodné, aby se IP mediátor přizpůsobil stranám, např. v oslovování křestními jmény nebo příjmením. Vždy však stranám vyká bez ohledu na to, jak postupují strany, zda si tykají či vykají. Protože mediace je neformální proces, kterého se strany zúčastňují dobrovolně, není žádoucí, aby IP mediátor používal své tituly nebo funkce, protože to by znamenalo vytvořit určitou nerovnováhu či odstup v rámci mediačního jednání. Cílem je naopak vytvořit pocit vzájemné důvěry, pozitivního ovzduší a rovnosti účastníků mediace.
Mezi další základní pravidla je stanovení způsobu, jakým budou strany mezi sebou komunikovat. Jedná se o to, že každá se stran musí mít v rámci mediačního jednání svůj prostor se vyjádřit, vyslovit svůj názor, sdělit svá očekávání a zkušenosti. Druhá strana musí tento prostor druhé strany respektovat a nepřerušovat ho a neskákat do řeči. Po dobu projevu jedné ze stran si proto druhá strana může činit pouze poznámky a IP mediátor ji ujistí o tom, že bude mít stejně jako druhá strana dostatek prostoru se vyjádřit. Za tím účelem slouží shodné bloky a tužky, které IP mediátor na začátku první fáze připraví.
IP mediátor ujistí strany také o pravidlu, že veškeré jejich projevy v rámci mediace podléhají pravidlu důvěrnosti a mlčenlivosti. To znamená, že veškeré poznámky IP mediátora, zápisy na flipchartové tabuli apod. budou po skončení jednání zničeny. S tím souvisí i povinnost IP mediátora dodržovat mlčenlivost nejen po celou dobu mediace, ale také kdykoliv po jejím skončení. Podle pravidel ADR IP mediační centra Praha všechny osoby, které se účastní mediace (IP mediátoři, strany a jejich zástupci či poradci, experti, včetně všech dalších osob, které se účastní mediace, jakož i ředitel centra), zachovávají mlčenlivost o mediaci a nesmějí použít či zpřístupnit jiné osobě jakékoli informace či dokumenty získané během mediace, pokud se na tom strany a IP mediátor nedohodnou jinak. Tato povinnost platí i po ukončení mediace.
IP mediátor proto zajistí, aby každá osoba, která se mediace účastní, podepsala předem dohodu o mlčenlivosti. IP mediátor smí jednat a komunikovat se stranami odděleně, avšak žádné informace či dokumenty poskytnuté IP mediátorovi jednou ze stran jako důvěrné nesmějí být bez jejího souhlasu poskytnuty ostatním stranám sporu. Není povoleno pořizovat zvukový, zvukově obrazový, stenografický či jiný záznam mediačního jednání. Pokud se strany nedohodnou jinak, každá osoba účastnící se mediace má při jejím ukončení povinnost vrátit příslušné straně veškeré dokumenty, které předložila, včetně jejich kopií, a zničit všechny své poznámky z mediačních jednání.
Pokud se strany nedohodnou jinak, strany a IP mediátor také nepoužijí jako důkaz ani jiným způsobem před soudem, orgánem státní správy či v arbitrážním řízení názor či návrh strany na řešení sporu, přiznání učiněné stranou během mediace, návrh či názor IP mediátora, ani skutečnost, že strana projevila či neprojevila ochotu přijmout návrh druhé strany či IP mediátora na řešení sporu. Povinnosti mlčenlivosti mohou IP mediátora zprostit pouze všechny strany sporu. Povinnost mlčenlivosti mediátora se vztahuje obdobně též na osoby, které se s mediátorem podílejí na zajištění přípravy a průběhu mediace.
IP mediátor nezapomene také na další základní pravidla pracovního a společenského průběhu mediace, a to je doba trvání mediace a přestávky. Mediační jednání trvá zpravidla tři hodiny, a proto je vhodné udělat zhruba v polovině jednání krátkou přestávku. Úkolem IP mediátora je hlídat čas mediačního jednání a zajistit jeho dodržení. IP mediátor se proto také ujistí o tom, že strany budou mít na mediační jednání dostatek času. Pokud se nepodaří vše vyřešit během stanoveného času, IP mediátor naplánuje se stranami další mediační jednání.
K základním společenským pravidlům patří také nevyrušovat při mediačním jednání zvoněním mobilního telefonu. Pokud však některá ze stran očekává důležitý hovor, upozorní na to účastníky mediace předem a jednání se po tu dobu přeruší nebo si hovor účastník vyřeší krátce během jednání. Jinak je mobilní telefon vypnutý a jak již bylo uvedeno shora, je zcela nepřípustné pořizovat si zvukový nebo zvukově obrazový záznam z mediačního jednání, a to i prostřednictvím mobilního telefonu.
Důležité také je zajistit, aby strany mediace byly kompetentní rozhodovat o tématech mediace a uzavřít mediační dohodu. To se týká zejména firemních mediací, kdy je třeba zajistit účast osoby, která může taková rozhodnutí učinit a dohodu podepsat. Pokud se jednání neúčastní přímo statutární orgán, je nutné, aby se mediačního jednání účastnila jím pověřená osoba na základě plné moci. Vysvětlení a zajištění tohoto pravidla je zásadní pro naplnění účelu mediace, kterým je písemná mediační dohoda.
V průběhu mediačního jednání IP mediátor respektuje také pravidlo, podle kterého má účastník mediace právo na konzultaci se svým právním zástupcem, patentovým zástupcem či jiným odborníkem. IP mediátor stanoví v případě potřeby takovému účastníkovi mediace lhůtu, ve které se vyjádří k navrhovaným řešením. Někdy je také vhodné zajistit účast právních zástupců, patentových zástupců, případně dalších odborníků přímo u mediačního jednání (vždy však se souhlasem stran). Není-li to možné, je vhodné jako pravidlo dohodnout jejich účast alespoň na telefonu k rychlé poradě s účastníky mediace. Tím se proces mediace může podstatně urychlit.
Po každé části pravidel se IP mediátor vždy ujistí o tom, že strany všemu rozuměly, a je-li potřeba, tak pravidla upřesní, doplní či zopakuje. Pokud některá ze stran některým pravidlům nerozumí nebo jej nechce přijmout, je úkolem IP mediátora zjistit důvody, případně na vzniklou situaci vhodným způsobem reagovat, včetně případného ukončení mediace pro nedostatek kompetence stran k projednání věci a podpisu mediační dohody. Teprve po vyjasnění a odsouhlasení všech pravidel mediačního jednání přistoupí IP mediátor k projednání dalšího pravidla.
Po stanovení všech základních pravidlech mediačního jednání postoupí IP mediátor do další fáze mediace, a to do fáze shromáždění faktů a výměny názorů. V této fázi budou mít strany prostor se vyjádřit, vyslovit svůj názor, sdělit svá očekávání a zkušenosti, ale také budou mít možnost vyslechnout si názory a stanoviska druhé strany a vzájemně o nich diskutovat. Cílem této další fáze je stanovit (pojmenovat) předmět mediačního jednání. Ale o tom zase příště.
V Praze dne 18.04.2022
JUDr. David Karabec, MPA, LL.M.
Comments